วิธีการจัดเก็บเอกสารการบริหารของคุณอย่างถูกต้อง?

หากไม่มีการจัดเก็บที่เหมาะสมการค้นหาเอกสารการบริหารจัดการของคุณไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แท้จริงแล้วจะค้นหาใบเรียกเก็บเงินจากปี 2544 ได้อย่างไรหากกองอยู่ในกล่องพร้อมเอกสารอื่น ๆ ? เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลาในการค้นหาเอกสารหลาย ๆ กล่องต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการจัดเก็บ

คุณควรเก็บเอกสารไว้นานแค่ไหน?

สิ่งสำคัญคือต้องรักษาสิ่งเหล่านี้ไว้ เอกสารการบริหารแต่ก็มีวันหมดอายุด้วยเช่นกัน ดังนั้นหลังจากผ่านไประยะเวลาหนึ่งจึงไม่จำเป็นต้องเก็บเอกสารบางอย่างเช่นใบแจ้งหนี้และใบประกาศทุกชนิดอีกต่อไป นี่คือบทสรุปของช่วงเวลาที่แนะนำให้เก็บกระดาษประเภทต่างๆไว้:

• 1 ปี: ค่าโทรศัพท์อินเทอร์เน็ตหรือค่าขนย้ายหรือหลักฐานการชำระเงินของ PV
• 2 ปี: งบสงเคราะห์ครอบครัวค่าธรรมเนียมแพทย์จดหมายบอกเลิกสัญญาเอกสารทางสังคมและความมั่นคงร่วมกันรวมถึงเอกสารเครดิต
• 3 ปี: ประกาศใบอนุญาตโสตทัศนูปกรณ์และงบกำไรขาดทุน
• 5 ปี: ค่าน้ำค่าไฟใบเสร็จค่าเช่าและค่าเช่าค่าแก๊สใบรับรองการชำระภาษีสัญญาเช่าและหลักฐานการชำระเงินค่าบำรุงรักษา
• 10 ปี: ใบแจ้งยอดบัญชีเงินฝากเงินกู้จำนองสัญญาประกันชีวิตหลังวันเสียชีวิต ...
• 30 ปี: ค่าซ่อมรถค่าก่อสร้างค่าโรงพยาบาลและค่าใช้จ่ายทางแพ่ง
• สำหรับชีวิต: สัญญาการแต่งงาน, สมุดบันทึกครอบครัว, สมุดบันทึกทางทหาร, วุฒิบัตร, พินัยกรรม, ตำแหน่งทรัพย์สิน, การบริจาค, บันทึกสุขภาพ, ใบรับรองการฉีดวัคซีน, เวชระเบียน, สลิปเงินเดือน, ใบรับรองการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม, สัญญาจ้าง ...

เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการมีบ้านที่เป็นระเบียบเรียบร้อยคือการ ให้น้อยที่สุด. ไม่จำเป็นต้องเก็บจดหมายและเอกสารทั้งหมดที่ได้รับ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องทิ้งเอกสารที่ไม่มีประโยชน์ทันที

การจัดเก็บเอกสารในชีวิตประจำวัน

เพื่อให้เป็นระเบียบเรียบร้อยคุณต้องแยกความแตกต่างระหว่างเอกสารในชีวิตประจำวันและไฟล์อื่น ๆ เอกสารปัจจุบัน เป็นผู้ที่ได้รับการปรึกษาหารือบ่อยครั้งและต้องอยู่ในสถานที่ที่เข้าถึงได้ง่าย เอกสารที่ไม่ค่อยได้รับการปรึกษาสามารถยื่นในกล่องหรือที่ด้านบนของชั้นวาง พื้นที่จัดเก็บบางประเภทสำหรับกระดาษประเภทต่างๆมีดังนี้

• เสื้อหลากสี

สีใช้เพื่อแยกความแตกต่างของเอกสารออกจากกัน ในแต่ละโฟลเดอร์คุณควรใช้กระเป๋าในการแยกประเภทเอกสาร: กระเป๋าสำหรับภาษีหนึ่งกระเป๋าสำหรับเอกสาร EDF อีกใบสำหรับค่าน้ำ ...

• เสื้อเชิ้ต

โฟลเดอร์ Gusseted สะดวกในการจัดเก็บเอกสารขนาดใหญ่ โฟลเดอร์ทำให้สามารถจัดประเภทเอกสารที่แตกต่างกันเกี่ยวกับเรื่องเดียวได้ (ตัวอย่างเช่นเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการสร้างบ้าน)

• แหวนประสาน

ใช้ในการให้คำปรึกษาเอกสารได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องถอดออกจากที่จัดเก็บ นอกจากนี้ยังสามารถคั่นกระดาษด้วยวงเวียนเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น วงเวียนยังสามารถแสดงตัวบ่งชี้เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหา สิ่งเหล่านี้สามารถจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรตามวันที่ ฯลฯ

• เฟอร์นิเจอร์พร้อมลิ้นชัก

หากเอกสารที่ต้องจัดเก็บมีจำนวนมากควรเลือกใช้ตู้เก็บเอกสารจะดีกว่า หลังนี้มีลิ้นชักซึ่งเอกสารต่างๆถูกแขวนไว้บนบาร์และสามารถเข้าถึงได้ง่าย

จัดระเบียบเอกสารการบริหารอย่างชาญฉลาด

แน่นอนว่าการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เพียงพอช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดประเภทไฟล์ แต่สิ่งสำคัญคือต้องรู้วิธีจัดระเบียบเอกสารตามประเภท นี่คือตัวอย่างของการจัดหมวดหมู่เพื่ออำนวยความสะดวกในการวิจัย:

• ไฟล์ครอบครัว: มีเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับครอบครัวเช่นทะเบียนสมรสเอกสารแสดงตนหนังสือเดินทางสูติบัตร ...
• ไฟล์การศึกษา: ใบรับรองโรงเรียนเอกสารเกี่ยวกับการรับเลี้ยงเด็ก ฯลฯ
• ไฟล์ภาษี: แบบแสดงรายการภาษีเงินได้ภาษีที่อยู่อาศัย ...
• ไฟล์สุขภาพ: บันทึกสุขภาพใบสั่งยาการตรวจสุขภาพ (วิทยุเครื่องสแกนอัลตร้าซาวด์ ฯลฯ ) ...
• ไฟล์ใบแจ้งหนี้: บริการ (น้ำแก๊สไฟฟ้าโทรศัพท์อินเทอร์เน็ต ฯลฯ ) ใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าและงาน ฯลฯ
• ไฟล์ประกันภัย: สัญญาประกันภัยรถยนต์และบ้าน, ประกันชีวิต, การเรียกร้อง, ใบรับรองความถูกต้อง ...
• ไฟล์ระดับมืออาชีพ: สัญญาจ้าง, สลิปเงินเดือน, ไฟล์ใบสมัคร, CV, วุฒิบัตร ...
• ไฟล์ที่อยู่อาศัย: สัญญาเช่าใบเสร็จค่าเช่าจดหมายเจ้าของ / ผู้เช่า ฯลฯ
• ไฟล์ธนาคาร: ใบแจ้งยอดบัญชีสัญญาใบสั่งโอนเงิน ฯลฯ

การจัดเก็บเอกสารการบริหาร

ตามหลักการแล้วควรทำ การจัดเก็บเอกสารบางอย่างอย่างน้อยปีละครั้ง. ไฟล์ที่เก็บถาวรจะถูกจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบในกล่องตามวันที่หรือตามตัวอักษรและตามหัวข้อ ขอย้ำอีกครั้งว่าควรใช้สีเดียวต่อธีม นี่คือตัวอย่างของการจัดเก็บโดยละเอียด:

• เสื้อสีชมพูสำหรับใบแจ้งหนี้สีเหลืองสำหรับการเงินสีฟ้าสำหรับประกัน ...
• เรียงตามลำดับ: เรียงตามตัวอักษรจาก A ถึง Z หรือตามวันที่ (ตามเดือนแล้วตามปี) ทำให้ง่ายต่อการแยกความแตกต่างระหว่างเอกสารใหม่และเก่า

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการสร้างการจัดวางของเหลวที่ทำให้ง่ายต่อการค้นหาค่าน้ำของเดือนมกราคมปีที่แล้วเป็นต้น หากยังหาเอกสารได้ยากแม้จะเป็นระเบียบเรียบร้อยก็จำเป็นต้องทบทวนเทคนิคการจัดเก็บของคุณ

เคล็ดลับอื่น ๆ ในการจัดเก็บเอกสารการบริหารของคุณ

ง่ายต่อการจัดเก็บเมื่อมีกระดาษน้อย นอกเหนือจากการจัดเรียงและกำจัดเอกสารที่ล้าสมัยแล้วคุณยังสามารถใช้ไฟล์ การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ เพื่อรับจดหมายน้อยลงที่บ้าน อย่างไรก็ตามจำเป็นต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอ การสำรองข้อมูล ในการสนับสนุนหลายอย่างเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสีย เพื่อความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้นควรทำการสำรองข้อมูลออนไลน์สำหรับเอกสารสำคัญ

เมื่อมีจดหมายมาถึงสิ่งสำคัญคือต้องจัดไฟล์ไว้ล่วงหน้าเพื่อป้องกันไม่ให้มีการหมักหมมเป็นเวลาหลายเดือนในมุมของสำนักงาน ควรอ่านจดหมายด่วนทันทีในขณะที่ตัวอักษรอื่น ๆ สามารถจัดเรียงตามลำดับความสำคัญได้ ขอแนะนำให้มีผู้จัดการสำนักงานเพื่อจัดเก็บเอกสารสำคัญที่ต้องดำเนินการ (การชำระเงินใบแจ้งหนี้หมายเรียก ฯลฯ ) และเอกสารที่ต้องยื่น (รายการเดินบัญชีธนาคารใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ฯลฯ ) เคล็ดลับนี้ช่วยให้คุณสามารถกำจัดกระดาษที่ล้าสมัยที่สามารถโยนทิ้งได้เช่นใบปลิวและโฆษณาทันที